Por Vanessa Dasko
Antes de buscar entender o que poderia ou não gerar valor na comunicação interna de sua empresa é necessário conhecer o que realmente é a comunicação interna, suas formas e quais são as ferramentas que podem ser utilizadas. Nem sempre o que achamos que se trata do assunto pertence a categoria de fluxo de informações internas.
Temos que considerar que comunicação interna não se limita apenas a noticias da empresa, ou seja, um boletim informativo ou um jornal-mural. Estas são apenas duas das formas que encontramos. Mas existe a comunicação entre pessoas, entre departamentos, comunicação de normas e procedimentos e alinhamento de fluxos de rotina. Sempre que a empresa pensar em alinhar comunicação interna com estratégia é preciso também saber quais são as metas da empresa, sua missão e valores e a partir daí iniciar um estudo interno para entender o que colaboradores, cargos de baixo e alto escalão pensam e sentem da comunicação.
Comunicação de procedimentos e normas não é tão simples quanto parece e as formas de preferência de recebimento do material podem variar com o perfil deste ou daquele departamento ou funcionário e necessidades que precisam ser comunicadas. Não é viável você comunicar algum procedimento interno de compras para pessoas que não necessitam realizar este serviço e portanto recebem esta ou aquela informação apenas para encher a sua caixa de email ou pagina inicial da intranet. É importante neste sentido alinhar novamente o que já foi citado no texto da semana passada: ação e discurso. Pensar que se faz comunicação eficaz não é o mesmo que realmente fazê-la.
O que pode ajudar neste processo de comunicação e facilitar diretamente os fluxos internos são ferramentas que possibilitem a promoção de notícias por filtros de interesse profissional ou departamento de trabalho. Muitas empresas, principalmente as maiores, utilizam estratégias de filtro por interesse para evitar aquele batalhão de informações desnecessárias e que geram sensação de bagunça informacional. A intranet e as novas tecnologias utilizadas em e-mails coorporativos podem ajudar neste ação. O importante é evitar aquele grande número de informações que são desnecessárias para todos e valorizar aquelas que realmente são necessárias para todos.
E o que realmente é uma necessidade para todos e o que é uma necessidade de departamento ou individual? Todo esse fluxo deve ser alinhado entre alta gerencia e o setor responsável pela comunicação social. Não é tão simples definir uma comunicação ampla e outra comunicação personalizada. No entanto, se identificado essas necessidades o fluxo de comunicação institucional pode melhorar e otimiza-se tempo com mensagens que não são relevantes para todo o publico interno de uma organização.
Vantagens de uma comunicação interna:
• Os funcionários de uma empresa são os principais formadores da sua imagem e por isso é necessário uma atenção especial para a comunicação interna
• Quanto mais esclarecida for a empresa sobre o seu papel social, mais apta estará a informar.
• A comunicação possibilita a coerência entre discurso e ação, alinhando os objetivos dentro e fora da organização.
• Permitir a compreensão de uma visão sistêmica por parte dos colaboradores
• Promove uma maior integração
• Otimiza custos na empresa.
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